假章真用、真章乱用如何破解？这些印章风险企业请自查！
近日，江苏某上市公司的一则公告将公司内部矛盾公之于众，其中最引人注目的是公司公章及法定代表人章的遗失。此前庚星股份等多家上市公司也曾遭遇公章遗失的情况。失控的印章，会对企业的经营和信誉产生极大的威胁。撇开印章可能被不法分子用于签署合同、盗用企业身份不说，公司内部私刻萝卜章，私盖印章的也不在少数，假章真用、真章乱用事件频发。
印章安全问题主要出现的保管和使用两大方面，想要有效降低印章风险，提高经营管理水平？以下这些风险问题，企业必须自查：
管理制度存在缺陷
一、印章管理制度、流程缺失或存在缺陷
一些组织单位未制定印章管理制度、流程，或制定的内部管理制度存在缺陷，导致在印章管理过程中无据可依，或执行存在缺陷的制度，形成管理漏洞等风险。
二、印章管理岗位设置不规范
重要印章未实行双人管理，印章管理岗位职责描述不清晰，未设置监印岗位，业务印章未指定专人保管等，导致责任不清、流程失控，存在潜在风险。
三、不相容岗位未能有效分离，出现混岗或兼岗的现象
不相容岗位未有效分离，主要是章证未分管，印章有权签字人与监印人、用印人与监印人为同一人。如：合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用，岗位制约严重失效，易导致一个人可以办理全部业务的现象，不符合内部控制原则，存在一定的风险。
四、印章保管人员管理不规范。
未经管理培训即上岗或者未指定专人保管业务印章，对印章管理制度、操作流程、保管使用风险不熟悉，容易导致操作风险的产生，难以保证印章保管的安全、有效。
五、印章保管场所或保管设施不符合要求
未将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中；存放印章的保险柜未纳入监控范围；印章保管人员临时离岗未将印章上锁保管。将印章置于不安全的场所保管，或保管场所无监控覆盖；未做到随用、随取、随时入柜上锁，使用时不脱离保管人员视线，存在安全隐患，易造成印章丢失、被盗或被盗用等风险。
六、印章交接手续缺失或不全、印章保管、交接登记不完整
印章交接未履行交接手续，在无监交人的情况下进行交接，印章保管、交接登记内容不完整、不齐全，未能清楚记录交接过程，不能明确印章保管责任，可能导致交接不规范等风险。
七、印章保管使用档案资料不全
未建立印章使用台账登记制度，印章管理的各类登记簿、表、单不全或丢失，容易导致案件的发生。
八、重要印章保管人员长期未进行岗位轮换
公章保管人员长期未执行岗位轮换制度，导致存在的隐患长期得不到暴露，形成风险。
图源自网络
印章使用不合规
一、用印流程不合规
印章使用无审批记录，先用印后审批，非标准格式文本未经法律部门审查即用印对外出具，使用公章无监印人监印等情况，未严格遵循用印审批流程进行用印，可能导致用印控制流程失控。
二、违规预先加盖用印
违规在空白协议、合同、重要支款凭证以及业务回单上预先加盖公章、合同专用章或业务专用章等，导致合同、协议等重要法律文件的内容、条款失去控制；在应使用公章的法律性文件上加盖部门印章，可能诱发道德风险和法律风险。
三、混用滥用相关业务印章
业务印章未在规定的范围内使用，混用合同专用章、部门公章和业务专用章等，内部管理不规范，可能陷入法律诉讼。
四、经办人员之间混用、共用业务专用章
违背专用印章“谁保管，谁使用，谁负责”的原则，经办人员一旦发生差错和事故，难以界定其责任，还可能给不法作案人员留下可乘之机。
五、用印登记记录不准确、不及时、不完整
用印登记中存在漏登记、错登记、未分类登记、未及时登记、要素记录不完整、不规范，用印审批单编号不连续，印章使用记录与实际不符等情况，不利于对印章使用情况的检查监督，影响事后核查追溯。
六、作废印章继续使用，未及时收缴销毁
机构变更撤销合并，已撤销的部门印章应停止使用。但实际中未严格遵循相关制度规定，废止印章继续使用，存在可能被内部人员利用进行非正常交易、内外勾结进行诈骗或其他非法活动等潜在风险。
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技术管控
破解印章安全难题
企业加强印章管理，无非从保管和使用两个方面入手：
一是严格保管印章：建立严格的管理制度，印章应当存放在安全、保密的地方，由专人负责保管，避免丢失或被盗用。
二是记录印章使用：建立完善的印章使用登记制度，记录每一次印章的使用情况，包括使用人、使用时间、使用事由等，以便于追踪和核查。
但如果单纯依靠人工，如何严加防范，也难以堵塞人为漏洞。如今随着数字技术的发展，通过先进的技术，用智能设备代替人工，就可以帮助企业梳理管理制度，建立标准化的用印流程，监控用印的过程，记录印章的使用，实现印章的安全性和可追溯性，降低用印的风险。
玺得安智能用印解决方案
玺得安智能印章机，把实体印章嵌入智能设备中，通过智能印章管理平台，对印章进行全天候风险管控。系统通过指纹解锁、自动抓拍、GPS 定位等功能，自动对审批各环节责任人、用印申请人、用印内容、用印时间等关键信息进行采集并形成数字台账，用印结束后按“一事一档”要求自动归档并上传数据库，实现用印留痕，通过手机就可随时查阅，追溯历史用印，为法律纠纷提供有力佐证，让假章、偷盖、私盖无处可藏，彻底把各个用印场景的风险锁进“保险箱”，让企业真正做到用印无忧。
